L'heure juste

LA TRANSFORMATION DU MILIEU DE TRAVAIL AU BAPE… OU COMMENT CONVERTIR UNE CONTRAINTE EN OPPORTUNITÉ

Les bureaux comptent 36 postes de travail non assignés, y compris pour les dirigeants, une première dans l’appareil gouvernemental. L’aménagement comprend des espaces dédiés, hybrides et polyvalents, caractérisés notamment par des fonctionnalités et des ambiances différentes, ce qui permet de choisir le lieu le mieux adapté aux tâches à effectuer.

Située en retrait, une bibliothèque calme et silencieuse offre des conditions propices pour le travail individuel nécessitant de la concentration. Quatre salles hybrides ou «bulles» permettent de travailler en petits groupes ou de s’isoler pour une rencontre en ligne ou un appel téléphonique. 

La salle à manger des employés ainsi que deux des trois salles de réunion peuvent être réaménagées en quelques minutes grâce à leur mobilier flexible. Elles permettent ainsi d’accueillir une formation, un breffage média, une séance d’information ou d’audience publique ou un événement corporatif, par exemple. Enfin, une douche intégrée à la salle d’eau attenante aux vestiaires répond aux besoins relatifs à des déplacements actifs et à la pratique d’activités physiques, en plus de les encourager.

«Jamais je ne retournerais en arrière», assure avec enthousiasme René Beaudet, le secrétaire et directeur général de l’institution. «L’exercice n’a apporté que du positif en tous points de vue allant de la qualité de vie à l’état d’esprit, aux relations interpersonnelles, à une plus grande proximité entre les employés et les dirigeants. C’est un moment fort dans l’histoire du BAPE dont je serai toujours fier.»

La transformation du milieu de travail du BAPE est à ce point une réussite que M. Beaudet continue encore aujourd’hui d’accueillir des représentants de ministères et d’organismes qui viennent visiter les lieux et s’enquérir de la façon dont la démarche s’est réalisée.

Un déménagement forcé comme catalyseur

Tout a commencé à la fin de 2018 lorsque la Société québécoise des infrastructures (SQI) a annoncé au BAPE qu’il devait quitter, avant la fin de 2019, les bureaux qu’il occupait depuis près de 20 ans sur la rue Jacques-Parizeau. L’annonce de ce déménagement forcé a été la bougie d’allumage qui a poussé l’organisation à revoir en profondeur son environnement et ses processus de travail.

«L’annonce du déménagement a d’abord été un choc», se rappelle M. Beaudet qui occupait alors un grand bureau fermé très lumineux. «Non seulement nous étions forcés de quitter et nous avions très peu de temps pour le faire. Mais, nous étions motivés parce qu’on nous avait dit que nous avions le droit de rêver quant à l’aménagement de nos nouveaux bureaux. Je n’ai jamais oublié cette phrase et c’est ce que nous avons fait. Nous avons transformé cette contrainte en un extraordinaire levier de changement.»

Animé par une vision ambitieuse, le BAPE a mobilisé son personnel afin de concevoir un tout nouveau milieu de travail et de revoir ses processus de travail. Pour ce faire, il s’est notamment inspiré de la nouvelle Vision immobilière du gouvernement du Québec qui préconise l’aménagement de bureaux axé sur les activités, plutôt que par direction et poste, ainsi qu’une utilisation accrue des technologies numériques. De surcroît, le BAPE a misé sur le télétravail qui avait été mis en œuvre dans l’organisation quelque temps auparavant.

Cette approche octroie une grande mobilité et permet aux employés équipés d’ordinateurs portables avec lignes téléphoniques intégrées de travailler aussi bien au bureau qu’à domicile. Combinée au télétravail, cette flexibilité a contribué à réduire significativement la superficie globale des bureaux gouvernementaux.

En appliquant ce concept, le BAPE a diminué la superficie de ses bureaux de 40% et son loyer de 50%. De plus, la période de retour sur investissement pour l’aménagement des bureaux, incluant l’acquisition du mobilier et des équipements technologiques, est d’environ 6 ans, ce qui confirme la valeur ajoutée de ce projet pour l’organisation.

Une démarche rigoureuse et rassembleuse

L’inauguration des nouveaux locaux en mars 2020 a constitué l’aboutissement d’une démarche rigoureuse de planification et de conception menée par un comité de pilotage pluridisciplinaire, agile et décisionnel. Composé du président, du secrétaire et directeur général, de la cheffe du service du soutien à la gestion, d’un professionnel aux technologies de l’information (TI), de la responsable des ressources financières et matérielles et d'un analyste, ce comité a mis le projet sur rails en établissant, dès le départ, une vision commune avec les membres de la direction et les professionnels de la firme d’architectes Coarchitecture.

Le comité a d’abord analysé les fonctions de travail et documenté les besoins qui y sont reliés à l’aide de sondages et d’entretiens impliquant les gestionnaires et les employés, notamment les plus réfractaires au changement. Il a également sollicité la participation continue des ressources humaines pour accompagner le personnel dans la gestion du changement et faciliter la transition vers les nouveaux espaces.

Dès les premières phases du projet, l’équipe des TI a été impliquée afin d’intégrer les technologies aux espaces et aux processus de travail identifiés. À cet effet, l’organisation a notamment opté pour l’utilisation exclusive de l’infonuagique et de la suite logicielle Office 365 pour la collaboration numérique tout en mettant en œuvre une gestion numérique de la documentation.

Le comité a également mobilisé l’équipe des ressources matérielles pour coordonner l’approvisionnement en mobilier, ordinateurs portables et équipements divers ainsi que la disposition de tout le matériel des anciens locaux.

Un aménagement résolument durable

Animés par cette vision novatrice de la première heure, les membres du comité de pilotage ont pensé le projet en adéquation avec la mission de consultation publique du BAPE. Ils ont donc informé les employés et sollicité leur avis tout au long du processus de conception.

Par exemple, un comité formé d’employés a été formé pour élaborer un code de vie dont l’objectif était de déterminer les règles à suivre dans le nouveau milieu de travail comme le niveau sonore des conversations permis dans chacun des espaces du bureau ainsi que la possibilité ou non d’y consommer de la nourriture et des boissons. Les employés ont aussi pu choisir entre un casier fixe ou un caisson mobile pour leur espace de rangement, ce qui a permis de finaliser la conception du vestiaire.

Pour ce projet d’envergure, le cadre de réflexion comprenait également la prise en compte des 16 principes de développement durable de la Loi sur le développement durable à laquelle le BAPE est soumis. Parmi ceux-ci, les principes relatifs à la santé, à la qualité de vie, à la protection de l’environnement, à la participation et à l’engagement ainsi qu’à l’accès au savoir ont particulièrement servi à la prise de décision.

Entre autres éléments, le comité a veillé à ce que les cloisons en gypse, portes, luminaires et systèmes de ventilation présents dans les nouveaux locaux soient déconstruits et non démolis avant l’aménagement. Les matériaux ont ensuite été triés et acheminés vers des écocentres ou des lieux de traitement appropriés pour qu’ils soient recyclés dans la mesure du possible. De plus, le mobilier et les ordinateurs de bureau utilisés dans les anciens bureaux ont été offerts à des ministères et organismes qui en avaient besoin, prolongeant ainsi leur vie utile.

Par ailleurs, afin d’évoquer la nature et de souligner la vocation environnementale du BAPE, le comité de pilotage a également opté pour du bois de grange recyclé pour la finition murale de la partie centrale des bureaux. Des images murales qui reflètent l’identité de l’organisation ont également été choisies par les employés favorisant ainsi une meilleure appropriation des lieux.

Enfin, au lieu de postes de travail conventionnels, une aire de repos polyvalente a été aménagée dans l’espace le plus vitré et lumineux des bureaux, afin d’offrir aux employés un lieu de travail convivial et de détente.

Le nombre de postes de travail nécessaire

L’analyste Karim Chami, architecte de formation, conserve un souvenir indélébile de l’expérience vécue au sein du comité. Son expertise a été précieuse tout au long du processus. «L’un des enjeux importants a été de déterminer le nombre de postes de travail nécessaire», relate-t-il. «Puisque nous devions réduire la superficie des bureaux, il était impensable d’avoir autant de postes de travail que d’employés. Nous avons donc analysé les statistiques de présence au bureau pour nous apercevoir qu’il n’y avait pas un jour de la semaine où l’ensemble du personnel travaillait au bureau.»

En 2018, l’organisation comptait quelque 42 employés, mais avait une cible de 54. Il fallait donc prévoir un nombre suffisant de postes de travail dans l’éventualité où l’équipe grandirait. L’exercice s’est finalement soldé par l’aménagement de 36 postes de travail auxquels ont été ajoutées une soixantaine de places assises, suffisamment pour accueillir toute l’équipe en même temps.

«Les nouveaux espaces ont permis une meilleure synergie entre les équipes par la présence de solutions technologiques novatrices», poursuit M. Chami, en soulignant que «ce fut aussi l’occasion de compléter un virage entièrement sans papier. Aussi, puisque les gens se côtoient dans des bureaux sans barrières, cette philosophie se répercute dans la manière d’organiser le travail.»

Ce qu’en pense le personnel

Questionnés sur leur expérience dans leur nouveau milieu de travail, des employés considèrent leur environnement agréable, spacieux et esthétique. Selon eux, l’aménagement à aire ouverte ainsi que les espaces tels que la salle à manger et la salle de repos polyvalente favorisent les interactions et les échanges, notamment entre les employés et les responsables des différentes directions. Ils apprécient également l’ergonomie du mobilier, qui permet notamment de régler la hauteur des bureaux et de choisir de travailler assis ou debout. 

Venant d’un organisme comptant 5 employés où chacun avait un bureau fermé, l’analyste Françoise Quintus s’est jointe au BAPE après la transformation du milieu de travail. Au-delà de son intérêt pour le poste offert, elle reconnaît que sa décision a été influencée par le cadre de travail très avant-gardiste pour la fonction publique, qui donne l’impression que l’organisation est orientée vers la modernité. Elle s’estime privilégiée de travailler dans un environnement calme et chaleureux dans lequel on se sent bien. 

Pour sa part, la technicienne en ressources humaines Séverine Recchia, qui a toujours travaillé dans des milieux de travail à postes assignés, aurait souhaité pouvoir occuper le même poste de travail dans l’espace à aire ouverte. Elle estime toutefois que la formule favorise les contacts humains et les interactions avec les collègues, y compris avec les gestionnaires et les membres de la direction. «Ce qui est bien dans nos bureaux, c’est que tout le monde a le même statut, explique-t-elle. Un jour, tu es près d’un collègue et le lendemain, tu es assis à côté du président!».

De son côté, la coordonnatrice Annie St-Gelais indique que la transition du cubicule qu’elle occupait dans les anciens bureaux du BAPE vers les postes non assignés dans un espace à aire ouverte s’est faite sans trop de difficulté. Bien qu’elle priorise les tâches nécessitant un peu moins de concentration les jours où elle se rend au bureau, elle estime que les nouveaux locaux sont beaux et bien pensés puisqu’ils offrent plusieurs espaces où s’isoler si on le souhaite.

D’autres estiment cependant que la transition vers un espace à aire ouverte avec des postes de travail non assignés constitue un changement significatif qui soulève encore quelques défis, notamment en lien avec la capacité à se concentrer pour effectuer certaines tâches. Pour y pallier, il suffit de développer le réflexe de s’installer dans les espaces hybrides ou la bibliothèque lorsque la tâche le nécessite. Somme toute, les nouveaux bureaux se sont taillé une place de choix dans le cœur des employés du BAPE.