Politique de confidentialité

Un système de formulaires est disponible pour le dépôt de question écrite, de mémoire ou de commentaire. Il permet de transmettre des documents de façon simple, rapide et sécuritaire.

Dans ce cas, les renseignements personnels suivants sont recueillis:

• le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone;
• le nom du signataire du document;
• la date et l’heure de connexion au formulaire;
• la date et l’heure de réception du formulaire;
• l’URL de la page ou du site Web de provenance;
• les renseignements contenus dans les documents déposés.

Après les séances publiques, les documents font partie du dossier accessible au public. Une fois rendus publics, ces documents ne peuvent pas être modifiés.

Un système de formulaires est disponible pour l’inscription au registre lors d’une séance publique.

Dans ce cas, les renseignements personnels suivants sont recueillis:

• le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone;
• la date et l’heure de connexion au formulaire;
• la date et l’heure de réception de l’inscription;
• l’URL de la page ou du site Web de provenance.

Le système de prise de rendez-vous est utilisé afin de permettre aux participantes et aux participants de planifier et de gérer eux-mêmes leur participation aux séances publiques.

Dans ce cas, les renseignements personnels suivants sont recueillis:

• le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone;
• la date et l’heure de la prise de rendez-vous;
• les noms, les adresses courriels et les numéros de téléphone des personnes qui accompagnent, le cas échéant.

Pour plus d’informations sur Microsoft : Déclaration de confidentialité Microsoft

Les séances publiques du BAPE sont enregistrées (vidéo et sténographie) afin de respecter ses obligations légales.

Dans ces enregistrements, sont recueillis:

• la voix;
• l’image;
• les renseignements discutés par toutes les personnes présentes lors des séances.

Les séances publiques sont habituellement diffusées en direct sur le Web et les réseaux sociaux. Après les séances publiques, les webdiffusions et les transcriptions font partie du dossier accessible au public. Elles ne peuvent pas être modifiées.

Un système de formulaires est disponible pour l’inscription à l’alerte dossier qui permet de recevoir des informations concernant un dossier du BAPE ou sur tous les dossiers qui se dérouleront dans une région.

Dans ce cas, les renseignements personnels suivants sont recueillis:

• le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone;
• la municipalité ou le code postal;
• la date et l’heure de connexion au formulaire;
• la date et l’heure de réception de l’inscription;
• l’URL de la page ou du site Web de provenance.

Le BAPE utilise le système d’infolettre qui permet de la recevoir de façon automatisée. Elle s’adresse à toute personne intéressée par les activités du BAPE. Elle contient les nouvelles les plus récentes concernant les dossiers confiés par le ministre, les activités et les initiatives de l’organisation, ainsi que des articles thématiques inédits sur la participation publique, le développement durable et bien plus.

Dans ce cas, le seul renseignement personnel recueilli est l’adresse courriel.

Le système d’infolettre utilisé par le BAPE inclut des technologies qui permettent d’obtenir des statistiques de comportements en ligne. Entre autres, un pixel espion permet de retracer et d’identifier les membres de l’infolettre qui ouvrent les courriels. Cet outil nous permet de vérifier les adresses courriel, ainsi que les dates et heures de réception et d’ouverture des messages. Ces données nous permettent d’optimiser la transmission des courriels, de nous assurer du respect des règles de diffusion et d’analyser la pertinence et l’intérêt de l’information partagée afin de mieux cibler les besoins des abonnés.

Pour plus d’informations sur Cyberimpact: Politique de confidentialité de Cyberimpact

Lorsqu’une personne communique avec le BAPE par téléphone, certains renseignements personnels sont recueillis dans le but de respecter la Déclaration de services aux citoyennes et citoyens du BAPE.

Dans ce cas, les renseignements personnels suivants sont recueillis:

• le nom;
• la date de l’appel;
• la durée de l’appel;
• le sujet de l’appel.

De plus, le système téléphonique enregistre les numéros de téléphone reçus.

Lorsqu’une personne communique avec le BAPE par courriel, l’adresse électronique et les renseignements personnels contenus dans le courriel sont recueillis. Les types de renseignements et la raison de la collecte dépendent du contexte de l’échange.

Voici les situations les plus courantes:

Lorsqu’une question est posée ou qu’un renseignement est demandé

Les renseignements personnels contenus dans le courriel sont recueillis afin de répondre à la question, à la demande d’information ou pour aider la personne dans ses démarches auprès de l’organisation. Certains renseignements personnels sont recueillis afin de respecter les engagements de la Déclaration de services aux citoyennes et citoyens.

Dans ce cas, les renseignements personnels suivants sont recueillis en lien avec le suivi de la Déclaration de services aux citoyennes et citoyens:

• le nom de la personne;
• la date de réception du courriel et de réponse;
• le sujet de la demande.

Lors du dépôt d’une plainte

Les renseignements personnels contenus dans le courriel sont recueillis pour traiter la plainte.

Lors d’une demande d’accès à des documents ou à des renseignements personnels détenus par le BAPE

Les renseignements contenus dans le courriel sont recueillis, ainsi que le nom et l’adresse courriel.

Des renseignements personnels sont recueillis lorsque des sondages sont menés, par exemple, pour obtenir l’opinion des participantes et des participants sur la qualité des services du BAPE.

Chaque sondage est différent. Lorsqu’un sondage est lancé, le BAPE informe les participantes et les participants du moyen technologique utilisé, des renseignements personnels recueillis, des fins de la collecte et des façons de limiter la collecte. Chaque personne est évidemment libre d’y participer.

Lorsqu’une personne présente sa candidature pour un emploi au BAPE, un stage ou pour tout autre poste, les renseignements personnels nécessaires à l’évaluation de la candidature sont recueillis ainsi que les coordonnées.

Dans ce cas, les renseignements personnels suivants sont recueillis:

• le curriculum vitae, la lettre de présentation, l’adresse courriel et le numéro de téléphone, par l’entremise du site Web utilisé pour poser sa candidature. Pour un emploi étudiant ou un stage, le relevé de notes est aussi recueilli;
• le dossier de candidature par l’entremise du site Web Emploi en ligne, si la personne est déjà à l’emploi de la fonction publique. Ce dossier contient les renseignements suivants : l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, le sexe, la date de naissance, les 3 derniers chiffres du numéro d’assurance sociale, l’information sur l’accès à l’égalité (minorités visibles et ethniques), la scolarité, l’expérience de travail, le statut d’emploi et la classification;
• les renseignements échangés lors d’une conversation téléphonique de vérification des références, par exemple au sujet de la performance au travail.

Pour la ou les personnes les plus susceptibles d’obtenir le poste – et non pour toutes les personnes candidates – des vérifications sont généralement effectuées auprès de deux personnes. Les références contactées sont celles fournies par la candidate ou le candidat.

Google Analytics est utilité comme outil de mesure d'achalandage du site Web du BAPE. Les données recueillies sont utilisées à des fins statistiques.

À l’aide de témoins (cookies), Google Analytics collecte des renseignements concernant la navigation de chaque internaute sur ce site, lesquels sont conservés sur des serveurs situés notamment aux États-Unis. Google peut communiquer ces renseignements à des tiers en cas d’obligation légale ou lorsque ces tiers traitent les données pour son compte. En aucun cas, le fichier témoin ne permet d’identifier l’utilisateur.

Dans ce cas, les renseignements personnels recueillis par l’outil sont les suivants:

• les pages consultées;
• la date, l’heure et la durée de consultation d’une page;
• les chemins empruntés;
• une partie de l'adresse IP afin d'assurer la confidentialité des renseignements personnels et d'empêcher l'identification des utilisateurs.

Pour plus d’informations sur Google Analytics: Conditions d’utilisation de Google Analytics.

Seuls les membres du personnel qui doivent traiter des renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent y accéder. Ces personnes ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour réaliser leurs tâches.

Plusieurs types de mesures pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisés sont mis en place. Ils incluent:

• des mesures physiques telles que des locaux verrouillés;
• des mesures technologiques telles que des pares-feux;
• des mesures organisationnelles telles que l’adoption d’une politique de sécurité de l’information.

Les renseignements personnels sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les buts décrits dans cette politique. Même si la personne n’a plus de lien avec le BAPE, l’organisation peut être tenue de conserver ses renseignements personnels pendant une certaine période. Tant que ces renseignements sont conservés par le BAPE, ils continuent d’être protégés et l’organisation en assure la confidentialité.

Un calendrier de conservation a été mis en place pour établir clairement le délai de conservation pour certains types de renseignements. Une fois ce délai expiré, les renseignements personnels sont détruits de façon définitive et sécuritaire.

Toute personne peut demander de retirer son consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de ses renseignements personnels.

Le traitement de cette demande dépend de la situation et du but. Selon le cas:

• il est possible de retirer un consentement, mais le BAPE ne pourra plus offrir le service qui en dépend;
• il est impossible de retirer un consentement lorsque le traitement des renseignements personnels est nécessaire ou obligatoire (par exemple, l’enregistrement et la transcription des séances publiques sont obligatoires).

Le BAPE met tout en œuvre pour que les renseignements personnels de chaque personne soient exacts, complets et à jour lorsqu’ils sont utilisés.

Toute personne a des droits liés à ses renseignements personnels. Il est possible:

• d’y accéder;
• de les corriger ou de les mettre à jour.

Les étapes de traitement d’une demande:

• une demande doit être transmise à la personne responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels (ses coordonnées se trouvent à la fin de cette politique);
• la demande est traitée dans les 20 jours suivant sa réception;
• une réponse est transmise au demandeur.